Cyfryzacja w dobie pandemii – co się zmienia?

Rok 2021 będzie kolejnym ciekawym rokiem dla całej branży IT – każdy z uczestników rynku może zadawać sobie pytanie jak będzie kształtowała się sprzedaż i jak będzie w ogóle wyglądał rynek IT. Można zaryzykować stwierdzenie, że pandemia zmienia wszystko – co dokładnie i w jaki sposób?

Wzrost zapotrzebowania na narzędzia do pracy zdalnej

Obserwując kolejne raporty sprzedaży czy wypowiedzi managerów IT można zauważyć wzrost sprzedaży i zainteresowania rozwiązaniami i narzędziami do pracy zdalnej: laptopy, rozwiązania VPN, wszelakiego rodzaju systemy telekonferencji. Są to elementy istotne dla prowadzenia pracy zdalnej, jednak mają charakter doraźny- zapewniają możliwość pracy i kontakt ze współpracownikami. Z punktu widzenia cyfryzacji, a w szczególności cyfryzacji procesów, to nic nie zmienia. W mojej pracy jako konsultant i architekt systemów IT spotykam się z firmami i urzędami, które powyższe rozwiązania określają i traktują jako wystarczające; wręcz nazywają je cyfryzacją procesów biznesowych. Niejednokrotnie te ?cyfrowe procesy? kończą się tak naprawdę na telekonferencji i dostępie do wspólnego katalogu. Tymczasem pracownik do realizacji swoich zadań nadal potrzebuje odebrać paczkę dokumentów do wykonana następnego kroku w „cyfrowym procesie”.

Praca zdalna, która mi jak o informatykowi w sferze technicznej wydaje się prosta, w organizacji i realizacji w sferze legislacyjnej niekoniecznie taka jest. Resort Rozwoju, Pracy i Technologii1 pracuje od dłuższego czasu (jest to jeszcze spadek po Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej)₁ nad stroną prawną tego zagadnienia, prowadzi szerokie konsultacje- wliczając w to Radę Dialogu Społecznego. Przewiduje, że prace te potrwają jeszcze przynajmniej kilka miesięcy, co z punktu widzenia zarządzających instytucją czy przedsiębiorstwem wprowadza dodatkowy element ryzyka i nie nastraja pozytywnie do procesów cyfryzacji czy procesów cyfrowych.

Digitalizacja procesów – narzędzia

Wróćmy jednak do pytania co pandemia powinna zmienić w kontekście cyfryzacji. Niezależnie od sposobu definiowania procesu cyfryzacji, wszystko sprowadza się do tego, by w miarę możliwości cały proces był obsługiwany w sposób elektroniczny/ cyfrowy. Takie uproszczone podejście w sposób jasny wyznacza kierunek, w którym należy podążać. Obecnie istnieje wiele narzędzi, które umożliwiają realizacje tego założenia – począwszy od systemów obiegu dokumentów spraw w połączeniu z systemem digitalizacji i archiwizacji dokumentów przychodzących, przez narzędzia dostępne na licencjach komercyjnych i takie, które są dostępne na licencji niekomercyjnej, jak choćby systemy EZD dostępny dla administracji publicznej: https://ezd.gov.pl/www/index2 ₂

Wdrożenie tego typu systemu to oczywiście nie tylko narzędzia, ale przede wszystkim spora zmiana organizacyjna dla firmy czy urzędu. Wiąże się to też z kosztami finansowymi narzędzia, wdrożenia i jak również wynikającymi z czasu poświęconego przez pracowników, którzy brali udział w pracach wdrożeniowych. Patrząc jednak całościowo, z punktu widzenia przystosowania organizacji do pracy w sytuacji pojawienia się kolejnych pandemii, daje wymierne korzyści: umożliwia kontynuację pracy całkowicie zdalnie i de facto w sposób niezmienny, niezależny od miejsca świadczenia pracy. Systemy tego typu przestają być obecnie czynnikiem budującym przewagę konkurencyjną, a stają się niezbędnym narzędziem gwarantującym ciągłość pracy.

Digitalizacja procesów, jak wdrażać zmiany?

Organizacyjne aspekty wdrożenia systemu wspomagającego obsługę procesów są niewątpliwie wyzwaniem i wymają one od kadry zarządzającej dużej determinacji. Systemy tego typu nie są lubiane przez pracowników, ponieważ wprowadzają pełną rozliczalność w zakresie wykonywanej pracy. Manager widzi dokładnie ile spraw jest obecnie w toku, jak długo poszczególne sprawy są procedowane i który pracownik realizuje swoje zdania sprawnie, a który jest źródłem przestojów w procesie.

Wiele wdrożeń w tym obszarze zostało zrealizowanych, jednak często nie mówi się o ich efektach. System jest i działa, lecz mało kto z niego nie korzysta. Determinacja kadry zarządzającej powinna być ukierunkowana na to, by system był efektywny i funkcjonalny – do tego potrzebna jest znajomość własnej organizacji i procesów w niej zachodzących. Potrzebne jest formalne opisanie tych procesów formie czytelnych grafów (do tego polecam notacje BPMN) . Samo wdrożenie powinno być zaplanowane i rozbite przynajmniej na kilka faz:

• Faza 1 – Identyfikacja procesów i ich opisanie,
• Faza 2 – Optymalizacja procesu – w tej fazie należy przyjrzeć się opisanym procesom pod kątem sensu ich istnienia, sposobu działania, wymaganych akceptacji i wyniku końcowego. Nie można zapominać o kwestiach związanych z obsługą urlopów i zastępstw w procesach,
• Faza 3 – Implementacja – realizacja w samym oprogramowaniu procesów fazy 1 i 2,
• Faza 4 – Wdrożenie – w tej fazie powinny nastąpić zmiany organizacyjne w kontekście obsługi procesów i implementowanego narzędzia oraz szkolenia. Ten etap wymaga szczególnego zaangażowania i determinacji kadry zarządzającej,
• Faza 5 – Ponowna optymalizacja – bardzo istotny punkt, o którym często się zapomina. Warto posłuchać samych uczestników procesu cyfrowego: co myślą o narzędziu, ergonomii czy działaniu naszego już wstępnie zoptymalizowanego procesu. Warto takie uwagi przekuć w konkretne zmiany w systemie,
• Faza 6 – Zakończenie wdrożenia.

Cyfrowe archiwum

Kilka razy pisałem już o procesach biznesowych obsługiwanych w ramach samego narzędzia. Warto jednak zaznaczyć, że sam bieżący proces to nie wszystko. Co zrobić z dokumentacja elektroniczną, która jest produkowana w ramach bieżącej działalności? Mówimy tutaj nie tylko o dokumentach w popularnych formatach biurowych, ale także o plikach graficznych, projektowych CAD czy bardzo dużych objętościowo skanach dokumentów przychodzących lub dokumentacji projektowej. Czy takie dokumenty powinny być wiecznie przetrzymywane w systemie? Niekoniecznie. Dla systemów obiegu dokumentów obiegu spraw warto pomyśleć o współpracującym z nim systemem Archiwum cyfrowego. Do takiego systemu archiwalnego powinniśmy przekazywać sprawy już zakończone, którymi nie będziemy zajmować się już w najbliższym czasie. Oczywiście przekazanie takie powinno odbywać się zgodnie z procesem uwzględniającym wszystkie formalne wymagania, zależnie od typu przekazywanej dokumentacji (to jeden z punktów, który powinien być uwzględniony w fazie 1 analiza procesów).

Co ciekawe, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych uruchomiła cyfrowe archiwum dla dokumentów cyfrowych, które należy po określonym czasie przekazać do tej instytucji. Na stronie tego projektu www.ade.gov.pl ₃ można poczytać o samym systemie jak i o aspektach przekazywania materiałów cyfrowych do Archiwów Państwowych i koncepcji, formacie i zawartości paczki archiwalnej. Warto zapoznać się z tymi informacjami, choćby w kontekście wyboru narzędzia, które już dzisiaj być może współpracuje z Archiwami. Dlaczego system archiwalny powinien być innym systemem? Ze względu na koszty i sam jego charakter, który musi uwzględniać długi czas przechowywania dokumentów w sposób bezpieczny i zapewniający ich niezaprzeczalność i niezmienność. Ze względy na koszty system taki niekoniecznie musi być systemem szybkim w kontekście działania i serwowania dokumentów, można w nim zastosować rozwiązania tańsze, np. tańsze dyski lub wręcz oprzeć jego działania o zapis na taśmach magnetycznych. Nie można zapomnieć jednak o poprawnej indeksacji przekazywanych dokumentów i ich opisie, gdyż głównie na tych elementach powinien opierać się system wyszukiwania archiwaliów.

Jest jeszcze kwestia wejścia dokumentów do systemu – i nie chodzi w tym przypadku o dokumenty wytworzone i dystrybuowane już w formie elektronicznej, ale o dokumenty przekazywane w formie papierowej. Mowa tu o elemencie kancelarii i obsłudze skanowania dokumentów. Jest to element dość prosty, ale bardzo istotny, w którym warto pamiętać o kwestii obsługi kodów paskowych lub QR dla poprawnej identyfikacji skanowanego dokumentu w sprawie. Następnym elementem obsługi wejścia dokumentów do systemu jest Elektroniczna Skrzynka Podawcza -bardzo istotna z punktu widzenia instytucji publicznych jest integracja z ePUAP i obecnie z login.gov.pl dla przyjmowania dokumentów oficjalnych, formalnych z wykorzystaniem podpisu profilem zaufanym.

Po co cyfryzować procesy?

W tym artykule przedstawiłem znaczenie cyfryzowania procesów dla organizacji. Jak ważna jest digitalizacja zasobów pokazuje też życie – mowa tutaj o pożarze w Archiwum Miejskim w Krakowie. Jak się okazało, stracony został cały zasób archiwalny dotyczący mieszkańców miasta, w tym Marka Grechuty, Wisławy Szymborskiej i wielu innych wybitnych przedstawicieli kultury i nauki. Zasób ten zgodnie z ostatnią informacją nie był całkowicie zdigitalizowany, wiec przechowywane w nim dokumenty występowały w jednej kopii. Elektroniczne systemy archiwalne w łatwy sposób pomogą zaradzić takim sytuacjom. Więcej informacji na temat metod, technik i możliwości wdrożenia bezpiecznego przechowywania zasobów cyfrowych w Twojej firmie lub organizacji dowiesz się kontaktując się bezpośrednio z SoftBlue.

Archiwizacja i digitalizacja dokumentów, profesjonalne rozwiązania dla firm i instytucji -> czytaj więcej

Autor: Jacek Suty

1 Czytaj więcej na Prawo.pl: https://www.prawo.pl/kadry/praca-zdalna-co-dalej-z-projektem-przygotowanym-przez-mrpips-nad,503696.html
2 Strona aktualna na dzień 08.03.2021r
3 Strona aktualna na dzień 08.03.2021r.