CZCIONKA:
KONTRAST:

Archiwizacja i digitalizacja / Koncentratory metadanych

Dynamiczny rozwój technologii wywiera wpływ i otwiera nowe możliwości w wielu dziedzinach naszego życia. Obecnie obserwujmy postępujący trend cyfryzacji dóbr kultury i nauki znajdujących się w muzeach, archiwach i bibliotekach.

Coraz więcej instytucji publicznych włącza się w ten proces i digitalizuje swoje zasoby, by móc je udostępniać szerszemu gronu odbiorców. Działania te wymagają jednak odpowiednich rozwiązań – narzędzi umożliwiających skuteczne zarządzanie zdigitalizowanym zasobem (skany) i ich opisem (metadane).

W odpowiedzi na te potrzeby SoftBlue SA tworzy narzędzia i realizuje projekty, które harmonizują działania związane z digitalizacją danych, ich przechowywaniem, udostępnianiem oraz opisem. W ramach swoich kompetencji pomagamy wprowadzić jednolite standardy zarządzania cyfrowymi danymi w ramach instytucji czy firmy. Efektem realizacji projektów digitalizacyjnych jest zabezpieczenie cennych zasobów przed zniszczeniem bądź zaginięciem. Cel ten osiągamy poprzez unikalne na rynku połączenie autorskich rozwiązań aplikacyjnych, organizacyjnych i sprzętowych.

 

W oparciu o autorskie rozwiązania aplikacyjne SoftBlue zrealizowało projekt www.ade.gov.pl:

 

System ADE przeznaczony jest dla podmiotów, które chcą lub muszą przekazać w postaci elektronicznej dokumentację stanowiącą materiały archiwalne do Archiwów Państwowych. Jest to obowiązek uregulowany ustawą archiwalną – zobowiązujące ona instytucje do przekazywania dokumentacji archiwalnej wytworzonej elektronicznie do zasobu archiwalnego.

Dostarczany przez nas system teleinformatyczny umożliwia przejmowanie, przechowywanie i udostępnianie elektronicznych materiałów archiwalnych różnych podmiotów publicznych. Efektem tego jest domknięcie „cyklu życiowego” dokumentacji elektronicznej powstałej przy realizacji spraw w urzędach administracji publicznej.

W wyniku budowy systemu powstały usługi wewnątrzadministracyjne na 4 poziomie dojrzałości (pełne procedowanie sprawy przekazania materiałów archiwalnych w oparciu o silnik BPM) typu A2A (Administracja-Administracja) oraz B2A (Przedsiębiorstwo-Administracja) – polegające na interakcji pomiędzy podmiotami gospodarczymi objętymi nadzorem archiwalnym mającymi obowiązek przekazania dokumentacji a archiwami państwowymi, które powinny zapewnić prawidłowy odbiór tej dokumentacji, w szczególności:

  • Obsługi wniosku dotyczącego przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego – wraz ze spisem odbiorczym i innymi załącznikami (np. jednolitego rzeczowego wykazu akt, JRWA),
  • Uzyskania akceptacji archiwum państwowego dla wniosku i załączników – zarówno pod względem formalnym jak i merytorycznym,
  • Przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego według zatwierdzonego spisu – w postaci paczki archiwalnej lub innej uzgodnionej z archiwum postaci (możliwość uporządkowania materiałów przez pracownika przy użyciu dedykowanego narzędzia do zarządzania metadanymi),
  • Uzyskania akceptacji w procesie administracyjnym archiwum państwowego dla przekazanych materiałów archiwalnych pod względem formalnym i merytorycznym.
Play icon

Dla użytkowników korzystających z materiałów archiwalnych (przedsiębiorców, obywateli oraz instytucji) system ADE udostępnia on-line następujące usługi publiczne:

  • Umożliwienie wyszukiwania, zamówienia i pobrania materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, przekazanych do archiwów państwowych i jednocześnie niestanowiących otwartych zasobów (np. zawierających dane osobowe),
  • Umożliwienie wyszukiwania i bezpośredniego udostępniania treści materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, przekazanych do archiwów państwowych i jednocześnie stanowiących otwarte zasoby – w tym pobranie kopii materiału archiwalnego.