Iwona Gugałka
Content Expert
05.06.2023
ok. 5 minutBLOG
Platforma Workflow – system wspomagania obiegu dokumentów
Software /
Obecna sytuacja rynkowa oraz szeroka dostępność nowoczesnych rozwiązań technologicznych wymuszają na przedsiębiorstwach dążenie do maksymalnej wydajności pracy oraz elastycznego reagowania na zmieniające się warunki. Aby utrzymać konkurencyjność i pozyskiwać nowe udziały w rynku niezbędne staje się wdrażanie rozwiązań optymalizujących zarządzanie procesami biznesowymi.
Potrzeby te są szczególnie widoczne wśród rozwijających się firm, które w pewnym momencie docierają do etapu, gdzie ilość spraw i ich rozciągłość, komunikacja oraz rozliczanie efektywności działań wymykają się spod kontroli.
Proces biznesowy powinien być traktowany jako ciąg zdarzeń następujących po sobie w sposób zorganizowany, przemyślany, a co najważniejsze mający również w sobie pełen walor pracy grupowej. Płynne przekazywanie informacji oraz automatyzacja procesów przyczyniają się do znacznego przyspieszenia pracy i zwiększenia efektywności działań całej firmy. Aby ułatwić przedsiębiorcom realizację tych celów SoftBlue stworzyło system Worklow, który wychodzi naprzeciw typowym problemom związanym z mało wydajnym i chaotycznym zarządzaniem. Jest on także odpowiedzią na wyzwania związane z pojawieniem się COVID-19 tj. cyfryzacja procesów biznesowych umożliwiająca utrzymanie działania instytucji/firmy w formie zdalnej.
Po co wdrażać system Worklfow?
Systemy organizacji i cyfrowej realizacji procesów biznesowych Softblue S.A. służą uporządkowaniu i pełnej kontroli obiegu dokumentów, zadań i spraw – w pełni wystandaryzowanym środowisku uwzględniającym wyzwania organizacji pracy w formie zdalnej a także wymienności uczestników samego procesu biznesowego. W każdej instytucji kluczowym elementem optymalizacji kosztów jest możliwość rzetelnego rozliczania czasu, kosztów i efektywności działania działania procesu oraz pracowników. Wykorzystując rozwiązania Workflow Zarząd zyskuje kontrolę nad procesami i zasobami ludzkimi, pracownicy doceniają go natomiast za nową wyższą jakość i komfort pracy.
Jak działa system workflow?
Wypełnienie elektronicznego formularza powiadomienia jest dostępne dla zalogowanych użytkowników. Podmiot działający na rynku spożywczym wprowadzający po raz pierwszy do obrotu ww. środki spożywcze zakłada konto. W jego ramach może utworzyć dowolną liczbę użytkowników uprawnionych do składania powiadomienia w jego imieniu.
Na wskazany przy rejestracji adres e-mail danego podmiotu przychodzą powiadomienia o każdorazowej zmianie statusu powiadomienia w rejestrze. System w swoim procesie organizuje i ułatwia podjęcie decyzji o dopuszczeniu do obrotu żywności, bazując na ilości i działaniu preparatów składających się na rejestrowany suplement lub produkt żywnościowy.
Korzyści z wdrożenia systemu przepływu informacji w firmie
- Efektywność i automatyzacja procesów. Dzięki wdrożeniu, managerowie i pracownicy mogą w sposób zautomatyzowany przypisywać zadania i monitorować postępy. System przesyła powiadomienia i ułatwia koordynację między różnymi osobami i działami.
- Śledzenie i raportowanie – postępów, czasu realizacji i efektywności procesów. Dzięki temu można monitorować, jakie kroki są wykonywane, gdzie występują opóźnienia lub błędy, oraz identyfikować obszary do optymalizacji. Dodatkowo, generowanie raportów na podstawie danych zgromadzonych w systemie workflow ułatwia analizę i podejmowanie decyzji.
- Ujednolicenie i standaryzacja procesów, co prowadzi do większej spójności i eliminuje ryzyko pomyłek czy niezgodności,
- Skalowalność i elastyczność. Systemy workflow są projektowane w taki sposób, aby można było łatwo je dostosować do zmieniających się potrzeb i wymagań organizacji.
- Ułatwienie współpracy i komunikacji.