case studies

Archiwizacja i digitalizacja dokumentów

powrót do case studies

Kto nam zaufał?

Archiwa Państwowe to centralna sieć o charakterze ogólnokrajowym, skupiająca ponad 70 jednostek organizacyjnych w całej Polsce. W Archiwach Państwowych są wytwarzane, gromadzone, zabezpieczane i udostępniane materiały archiwalne organów samorządu terytorialnego i urzędów państwowych, instytucji wymiaru sprawiedliwości i samorządów terytorialnych, instytucji i organizacji oświatowych, religijnych i społecznych, zakładów przemysłowych, a także zbiory rodzin i majątków ziemskich, dorobek osób prywatnych oraz zbiory regionalne.

Coraz więcej instytucji publicznych digitalizuje swoje zasoby, by móc je udostępniać szerszemu gronu odbiorców. Działania te wymagają jednak odpowiednich rozwiązań – narzędzi umożliwiających skuteczne zarządzanie zdigitalizowanym zasobem (skany) i ich opisem (metadane).

Z czym się zmierzyliśmy?

System ADE (Archiwum Dokumentów Elektronicznych) przeznaczony jest dla podmiotów, które chcą lub muszą przekazać w postaci elektronicznej dokumentację stanowiącą materiały archiwalne do Archiwów Państwowych. Jest to obowiązek uregulowany ustawą archiwalną – zobowiązujące ona instytucje do przekazywania dokumentacji archiwalnej wytworzonej elektronicznie do zasobu archiwalnego.

Naszym celem był wielkoskalowy system gromadzenia cyfrowych archiwów dokumentów elektronicznych. ADE to superbezpieczny, wysokowydajny system gotowy do obsługi ponad 10 000 instytucji w całej Polsce.

Kto podjął wyzwanie?

  • Menadżer projektu,
  • Architekci,
  • Analitycy biznesowi  i analitycy systemowi,
  • Programiści,
  • Specjaliści ds. bezpieczeństwa,
  • Testerzy oprogramowania.

Nasze rozwiązanie!

W odpowiedzi na te potrzeby klienta, stworzyliśmy rozwiązanie, które harmonizuje działania związane z digitalizacją danych, ich przechowywaniem, udostępnianiem oraz opisem. W ramach swoich kompetencji pomagamy wprowadzić jednolite standardy zarządzania cyfrowymi danymi w ramach instytucji czy firmy. Efektem realizacji projektów digitalizacyjnych jest zabezpieczenie cennych zasobów przed zniszczeniem bądź zaginięciem.

System ADE został zaprojektowany w architekturze mikroserwisowej i stworzony od podstaw przez inżynierów SoftBlue. Część funkcjonalności została osiągnięta przed integrację z gotowymi rozwiązaniami open-source. Nowoczesna technologia zapewnia bezpieczeństwo i jakość wyszukiwania na najwyższym poziomie.

 

Co z tego wyszło?

Nowe wyzwanie dla Archiwów Państwowych: dokumentacja elektroniczna, zostało pomyślnie rozwiązane, a gotowe do użycia rozwiązanie zostało dostarczone.

W wyniku budowy systemu powstały usługi wewnątrzadministracyjne na 4 poziomie dojrzałości (pełne procedowanie sprawy przekazania materiałów archiwalnych w oparciu o silnik BPM) typu A2A (Administracja-Administracja) oraz B2A (Przedsiębiorstwo-Administracja) – polegające na interakcji pomiędzy podmiotami gospodarczymi objętymi nadzorem archiwalnym, mającymi obowiązek przekazania dokumentacji, a archiwami państwowymi, które powinny zapewnić prawidłowy odbiór tej dokumentacji, w szczególności:

  • Obsługi wniosku dotyczącego przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego – wraz ze spisem odbiorczym i innymi załącznikami (np. jednolitego rzeczowego wykazu akt, JRWA),
  • Uzyskania akceptacji archiwum państwowego dla wniosku i załączników – zarówno pod względem formalnym jak i merytorycznym,
  • Przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego według zatwierdzonego spisu w postaci paczki archiwalnej lub innej uzgodnionej z archiwum postaci (możliwość uporządkowania materiałów przez pracownika przy użyciu dedykowanego narzędzia do zarządzania metadanymi),
  • Uzyskania akceptacji w procesie administracyjnym archiwum państwowego dla przekazanych materiałów archiwalnych pod względem formalnym i merytorycznym.

Tech stack projektu

Silnik procesów biznesowych, przechowywanie danych WORM (Write Once Read Many), serwer raportowania BI.

JAVA
Spring
PostgreSQL
Elastic Search
Liferay Portal

Przyszła perspektywa

Zespół inżynierów, który zaprojektował i stworzył system ADE, w ramach dodatkowych prac przygotuje i wdroży zmiany oczekiwane przez biznes.

Poczułeś inspirację? Czas na działanie!
Napisz do nas i urealnij swoje wizje.

skontaktuj się z nami

#SoftBlueTeam
zmienia świat na lepszy

Jeśli jesteś zainteresowany współpracą z zespołem, który łączy software, hardware, embedded oraz nowoczesne technologie, aby tworzyć rozwiązania o długotrwałym wpływie biznesowym, społecznym i środowiskowym, to właśnie znalazłeś idealnego partnera.

skontaktuj się